Podpisanie umowy z firmą sprzątającą – dobrze przygotowany dokument pozwala uniknąć nieporozumień i zapewnia jasne zasady współpracy. Sprawdź, jakie elementy powinny znaleźć się w umowie, aby współpraca przebiegała sprawnie i bezproblemowo.
Dlaczego umowa z firmą sprzątającą jest ważna?
Zapewnienie jasnych zasad współpracy
Umowa jasno określa zakres obowiązków i oczekiwań obu stron. Dzięki temu unikniesz nieporozumień i niedomówień.
Ochrona interesów obu stron
Wpisane w umowę kluczowe warunki, takie jak harmonogram, odpowiedzialność za szkody czy poufność, zabezpieczają interesy zarówno klienta, jak i firmy sprzątającej.
>>Dowiedz się Jak wybrać firmę sprzątającą?
Kluczowe elementy umowy z firmą sprzątającą
1. Dane stron
W umowie powinny znaleźć się dokładne dane obu stron – klienta i wykonawcy. Należy wpisać pełne nazwy, adresy, NIP, a także dane kontaktowe osób odpowiedzialnych za współpracę.
2. Przedmiot umowy
Warto szczegółowo opisać zakres usług. Precyzyjne określenie, jakie czynności sprzątające będą realizowane, jest niezbędne. Czy obejmują one jedynie podstawowe prace, takie jak odkurzanie i ścieranie kurzu, czy także bardziej zaawansowane zadania, jak mycie okien czy pranie wykładzin? Szczegółowy opis pozwoli uniknąć nieporozumień w przyszłości.
3. Harmonogram pracy
Ustal, w jakich dniach i godzinach usługi będą realizowane. Czy sprzątanie biura ma odbywać się codziennie, co tydzień, a może po godzinach pracy biura? Jasno określony harmonogram pozwoli na sprawną organizację.
4. Środki i materiały czystości
Określ, kto zapewnia środki czystości i sprzęt do sprzątania. Profesjonalne firmy dostarczają własne materiały, ale warto to doprecyzować w umowie.
5. Wynagrodzenie i warunki płatności
Umowa powinna zawierać dokładne informacje o:
- wysokości wynagrodzenia,
- terminach płatności,
- formie rozliczenia (np. faktura VAT).
Dodatkowo należy ustalić, czy cena obejmuje wszystkie koszty, czy są możliwe dodatkowe opłaty.
6. Odpowiedzialność za szkody
Ważne jest, aby określić, kto odpowiada za ewentualne uszkodzenia mienia w trakcie wykonywania prac. Profesjonalne firmy sprzątające posiadają ubezpieczenie OC – warto upewnić się, że jest ono aktualne.
7. Czas trwania umowy i warunki rozwiązania
Ustal, czy umowa obowiązuje na czas określony, czy nieokreślony. Dobrze jest również określić zasady jej wypowiedzenia oraz okres wypowiedzenia.
Dodatkowe zapisy w umowie na sprzątanie biura
Kwestie poufności
Jeśli w biurze przechowywane są poufne dane, warto dodać klauzulę o zachowaniu tajemnicy przez pracowników firmy sprzątającej.
Procedury reklamacyjne
Umowa powinna zawierać zapis dotyczący procedur reklamacyjnych. Ustal, jak zgłaszać uwagi dotyczące jakości usług i w jakim czasie firma ma je rozpatrzyć.
Częste błędy przy podpisywaniu umowy na sprzatanie
Niejasny zakres usług
Brak szczegółowego opisu obowiązków może prowadzić do nieporozumień. Zadbaj o precyzję w określeniu zakresu prac.
Pominięcie zapisów o odpowiedzialności
Warto dokładnie ustalić zasady dotyczące usuwania ewentualnych szkód czy problemów związanych z jakością usług.
Brak możliwości weryfikacji jakości pracy
Dobrym rozwiązaniem jest ustalenie zasad kontroli jakości świadczonych usług. Może to być np. regularny audyt sprzątania.
Korzyści wynikające z dobrze sporządzonej umowy
- Jasne zasady współpracy.
- Minimalizacja ryzyka konfliktów.
- Gwarancja wysokiej jakości usług zgodnych z ustaleniami.
- Ochrona interesów klienta i firmy sprzątającej.
Zadbaj o szczegóły umowy z firmą sprzątającą
Dobrze przygotowana umowa to fundament udanej współpracy z firmą sprzątającą. Precyzyjne określenie warunków, zakresu usług i odpowiedzialności pozwoli uniknąć problemów i zapewni satysfakcję obu stron.
Jeśli szukasz profesjonalnej firmy sprzątającej, która działa zgodnie z najwyższymi standardami, skontaktuj się z Finest Cleaning. Oferujemy kompleksowe usługi sprzątające dla biur, zapewniając pełną przejrzystość współpracy.
